Existe una relación de documentación que, a modo de guía y para facilitar el trabajo de todos, ha elaborado la Comisión de Unificación de Criterios Profesionales del CAFMadrid de la cual se ha dado cuenta en otras circulares y que se reiteran al pie de la presente. Actuar de la manera correcta, además de evitar la apertura de un expediente disciplinario, ayuda a la organización de la documentación de las comunidades en el día a día y por tanto a tenerla preparada para su entrega.

El hecho de retener la documentación de la comunidad está tipificado como una infracción grave en el art. 34.2 k) de los Estatutos de CAFMadrid y lleva aparejada la imposición de sanciones económicas que pueden llegar a ser tipificadas como graves.

Un elevado número de los procedimientos abiertos en la Comisión de Disciplina del CAFMadrid lo son por este motivo, por ello es de suma importancia entregar la documentación puntualmente a la comunidad en los días inmediatos al cese, evitando así los inconvenientes de todo tipo que implica un Expediente Sancionador.

Una vez que el secretario-administrador conoce su no renovación o cese, bien el día de la junta o bien el día que recibe la notificación del acuerdo adoptado al efecto, a partir del día siguiente comienzan a contar los plazos para entregar la documentación a la comunidad.

En relación con los plazos para la efectiva entrega de la documentación son los siguientes:

Un primer plazo de 10 días desde la efectividad de la remoción o renuncia para la entrega de toda aquella documentación que sea necesaria para garantizar la gestión diaria y seguridad jurídica del cliente, así como el cumplimiento de las obligaciones periódicas (art. 7.2.b Reglamento de Régimen Disciplinario del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid: Art. 7.2.b: “Será considerada infracción grave retener la documentación no contable-que ha de mantener en custodia a disposición de sus administrados transcurridos más de 10 días desde la fecha en que tenga lugar su cese en la comunidad, acreditado, efectivo y según ley (que deberá ser comunicado al administrador por cualquier medio fehaciente) y evitando en todo caso los perjuicios que la demora en la entrega de la misma pueda producir a la comunidad y al secretario-administrador entrante.”)

Un segundo plazo de 45 días para la entrega del resto de la documentación al cierre contable (art. 34.2.l de los Estatutos del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid: Art. 34.2.l:” Es infracción grave retrasar la confección de la correspondiente liquidación de cuentas al cese de su cargo, después de transcurridos 45 días desde la fecha en que se llevara efecto dicho cese”.)

En la entrega de la documentación, deberá realizar una relación detallada que deberá ser firmada con el recibí del presidente, o de quien le sustituya por expreso deseo del mismo y con delegación por escrito y firmada de puño y letra.

Dentro del plazo de los 10 días (naturales) deberá entregarse la siguiente documentación:

1. Listado de propiedades, coeficientes de copropiedad, teléfonos, direcciones (postal o electrónica) y forma de pago de los recibos, con especificación de las domiciliaciones bancarias.
2. Listado de las últimas cuotas emitidas, con indicación de posibles modificaciones o emisión de otras de carácter extraordinario. Debe indicarse el mes.
3. Fotocopia legible de la última nómina de los empleados. Debe indicarse el mes.
4. Fotocopia legible de los últimos seguros sociales pagados. Debe indicarse el mes.
5. Tarjeta de Identificación Fiscal.
6. Contrato de la cuenta corriente de la comunidad, con indicación de las personas que disponen de firma, así como de su carácter solidario o mancomunado.
7. Entrega de los talonarios y/ o pagarés, con indicación de la cantidad, entidad bancaria a la que pertenecen y la numeración de los cheques.
8. Listado de proveedores incluyendo, al menos, el teléfono de contacto.
9. Contratos de las pólizas de seguro que se tuvieran contratadas, con indicación del próximo vencimiento, así como del teléfono de asistencia si se tuviera contratada esta cobertura.
10. El libro de actas en curso, indicando ante quien está legalizado, numeración de las hojas y última acta transcrita en el mismo.
11. Copia de los estatutos si hubiere y de la División Horizontal si se dispusiere de la misma.
12. Copia de la última liquidación efectuada de los recibos que se pagan en finca. Debe indicarse el mes.
13. Sello de la Comunidad.
14. Contratos de mantenimiento de elementos o servicios comunes, con indicación del servicio, empresa y fecha de entrada en vigor.
15. Contratos de suministros de agua, luz, gas, gasóleo, etc… con indicación de las empresas suministradoras y la fecha de suscripción.
16. Contratos de alquiler de elementos comunes, con indicación de la zona alquilada, arrendatario y vencimiento.
17. Contrato para la realización de tratamientos por cuenta de terceros conforme LOPD.
18. Últimas revisiones o inspecciones periódicas reglamentarias, con indicación de la instalación, organismo de control y fecha de la revisión o inspección.
19. Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención.
20. Alta censal en la Agencia Tributaría.
21. Expedientes de procedimientos judiciales en vigor, junto con los datos del Letrado que los tramite.
22. Declaración responsable de haber cursado baja como colaborador de la Seguridad Social en el Sistema Red de Liquidación Directa para la gestión de seguros sociales, altas, bajas, IT, CRA, etc de la Comunidad que ya no administra.

Dentro del plazo de los 45 días (naturales) deberá entregarse la siguiente documentación:

1. Fotocopia del documento de la entrega de la documentación enumerada en apartado anterior.
2. Fotocopia del anterior documento de entrega y recepción definitiva, si se dispusiera.
3. Libros de actas anteriores al que está en vigor, con indicación del número.
4. Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha salvo que se trate de un expediente en curso, en cuyo caso, deberá hacerse entrega a la fecha de su solicitud.
5. Alta del cliente en la Seguridad Social.
6. Contratos de trabajos del personal, con indicación del empleado y tipo de contrato.
7. Histórico de los últimos 5 años de los Seguros Sociales (TC1 y TC2).
8. Expediente de personal: altas, bajas, instrucciones de trabajo, jubilaciones de empleados, documento de adhesión a una Mutua Laboral, etc…
9. Histórico de las liquidaciones de IRPF e IVA de los 4 últimos años.
10. Expedientes de grandes obras o renovaciones totales de elementos o instalaciones comunes, con indicación de la instalación y fecha de la ejecución.
11. Expedientes de procedimientos judiciales finalizados.
12. Registro de correspondencia.
13. Soporte contable de los últimos 5 ejercicios cerrados.
14. Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso.
15. Liquidaciones de los recibos que se pagan en finca o despacho de la Administración del ejercicio o ejercicios en curso.
16. Relación detallada de los recibos pendientes de pago al día del cese o efectividad de la renuncia. Fecha de emisión, concepto e importe, más su acumulado final.
17. Informe contable del último ejercicio aprobado por el cliente, con inclusión de los recibos pendientes de pago y de los saldos por propiedad si los hubiere.
18. Cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
19. Conciliación de la cuenta de bancos con el cierre contable a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
20. Soportes contables posteriores a la fecha del cese o efectividad de la renuncia.
21. ID Mandatos, si los hubiere.

El traspaso de la documentación se realizará en el despacho del secretario-administrador saliente o en el lugar que libremente acuerden las partes. La documentación se entregará al presidente de la comunidad o la persona que éste designe por escrito al efecto.

La documentación podrá entregarse en soporte informático salvo aquella que tenga relevancia a efectos probatorios que deberá entregarse en documento original p.ej. libros de actas y contratos.